A szakemberek minden fontos részletet egyeztetnek a szervezőkkel annak érdekében, hogy tökéletesen fel tudjanak készülni a nagy napra. A rendezvényfotózás előtt mindenképpen meg kell tudniuk, hogy kik lesznek a kiemelt személyek. Az információgyűjtést követően helyszíni szemlét végeznek az adott területen, hogy felkutassák azokat a pontokat, ahonnan szép képeket lehet lőni. A profi csapat tagjai az alkalomhoz illő ruhában jelennek meg, így nem fognak kilógni a tömegből.
A rendezvényfotózás során folyamatosan kapcsolatban lesznek a szervezőkkel, így ha valamilyen változás adódik, akkor azonnal tudnak reagálni. A megbízónak gondoskodnia kell az internet hozzáférésről is. A csatlakozásnak hála, azonnal át tudják küldeni a képeket, amelyeket az ügyfél szeretne megosztani a közösségi oldalakon. A fényképészek fő célja nem más, mint az, hogy olyan felvételeket kreáljanak, amelyekkel könnyen feleleveníthetőek a pillanatok. Törekednek arra, hogy az egyedi nézőpont, illetve a hangulat is nagyszerűen tükröződjön. Az anyagaikat illetően azt kell tudni, hogy a rendezvényfotózás ára általában a rendelkezésre állás idejétől, valamint a képek mennyiségétől függ.
Abban az esetben, ha a szolgáltatást egész napra szeretné igényelni, akkor a számlázás napidíjas. A képeket a lehető legjobb minőségben nyújtják át, így azok megfelelnek nyomdai célra, sajtóban történő megjelenítésre és közösségi felületekre. A rendezvényfotózás által azok is részesei lehetnek az adott eseménynek, akik személyesen nem tudtak megjelenni. Egy összetett feladatról van szó, amit megfelelően csak egy hozzáértő, profi csapat képes elvégezni.